সভায় উপস্থিত ছিলেন রতুয়া দুই ব্লকের বিডিও শেখর শেরপা, পুখুরিয়া থানার ওসি মৃণাল চ্যাটার্জী, বিভিন্ন স্তরের নির্বাচিত জনপ্রতিনিধি ও পূজা কমিটির কর্মকর্তারা।
দুর্গাপূজোর মতোই কালীপুজোও যাতে নির্বিঘ্ন ও শান্তিপূর্ণভাবে সম্পন্ন হয়, সে বিষয়ে একাধিক নির্দেশিকা দেওয়া হয় প্রশাসনের তরফে। ভলেন্টিয়ারদের দায়িত্ব, আলো, নিরাপত্তা ও ভিড় নিয়ন্ত্রণসহ নানা দিক নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা হয় বৈঠকে।